Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO für Bewerber

Verarbeitung von Beschäftigtendaten

Stand:                             15.05.2023

1. Verantwortlicher

Caltest Instruments GmbH
Binzigstraße 21
77876 Kappelrodeck
Deutschland
Tel.: +49 7842 99722-00

info@caltest.de

www.caltest.de

2. Gesetzliche Vertreter des Verantwortlichen

Leitung der verantwortlichen Stelle: Herr Francois Epp, Geschäftsführer

3. Datenschutzbeauftragte/-r

Frau Jana Stotz

ORGATEAM Unternehmensberatung GmbH
Im Ettenbach 13 a
77767 Appenweier-Urloffen
+49 7805-918-2554

datenschutzbeauftragter@caltest.de

www.orgateam.org

4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, Datenverarbeitung, Datennutzung, Rechtsgrundlage

Zweckbestimmung:

  1. Die Verarbeitung von Personaldaten der Mitarbeiter/-innen des Unternehmens dient primär der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses beginnend vom Bewerbungsprozess, über die Einstellung (z.B. Arbeitsverträge), Weiterbildungsmaßnahmen, arbeitsrechtliche Maßnahmen (z.B. Abmahnungen), die Personalplanung, bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
  2. Zudem verarbeiten wir ihre Personaldaten, um rechtliche Pflichten als Arbeitgeber, insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts, erfüllen zu können.
  3. Sollte es erforderlich sein verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG), zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis gegen uns, zum Zweck der internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke. Außerdem kann eine Datenverarbeitung zu statistischen Zwecken erfolgen.
  4. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten, wie z.B. Gesundheitsdaten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO, dient im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz bzw. kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit erforderlich sein.
  5. Erstellen von Fotos und Filmmaterial sowie deren Nutzung (außerhalb des Beschäftigungsverhältnisses) zu Marketings- und Präsentationszwecken im Sinne einer positiven Außendarstellung des Unternehmens
  6. Überwachung und Durchführung der Unternehmens- und Arbeitsprozesse

Rechtsgrundlage / Zulässigkeit der Datenerhebung:

  1. Verarbeitung zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 BDSG)
  2. Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs.1 c DSGVO i.V.m. § 26 BDSG)
    z. B. Arbeitsvertrag: Nachweisgesetz, §§ 105, 106 Gewerbeordnung, §§ 305 ff., § 315, §§ 611 ff. BGB. Ergänzend können tarifvertragliche Normen Anwendung finden.
    Abmahnung: Kündigungsschutzgesetz.
    Arbeitszeugnis: § 109 Gewerbeordnung (GewO), Zeugnisanspruch aus § 630 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
    Ausbildungsverhältnis: § 16 Berufsbildungsgesetz (BBiG).
    Vermögenswirksame Leistungen: 5. VermBG, BMF, Schreiben v. 16.3.2009, IV C 5 – S 2430/09/10001, BStBl 2009 I S. 501
    Betriebliche Altersvorsorge (Betriebsrentengesetz, BetrAVG)
    Jugendschutzgesetz, Jugendarbeitsschutzgesetz
  3. Verarbeitung im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
  4. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
    (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG bzw. gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 lit. b BDSG)
  5. Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG)

5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der involvierten Daten oder Datenkategorien

Personengruppe: Beschäftigte

Daten / Datenkategorie

  • Beschäftigtenstammdaten mit Adressdaten (Vorname, Nachname, Anrede, Geschlecht, Namenszusätze wie akademische Grade/Titel, Personalnummer, Geburtsdatum und Geburtsort, Geschlecht, Familienstand, Funktion und Abteilung im Unternehmen, Angaben zu Kindern, Staatsangehörigkeit/Staatsbürgerschaft, ggfs. Einwanderungsstatus / Erfordernis einer Arbeitserlaubnis, Kundennummer der Arbeitsagentur¸ Religionszugehörigkeit,
    Straße, PLZ/Ort, Land
  • Kommunikations- und Kontaktdaten (Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, ggfs. Notfallkontakt)
  • Vertragsdaten (z. B. Art der Einstellung, tarifliche Eingruppierung, Konditionen und Leistungsentgelte, etc.)
  • Organisationsdaten (z. B. Stellenbezeichnung, Position, Vorgesetzter, Standort, Managementebene etc.)
  • Geschäftskontakt- und Kommunikationsdaten (Persönliche Daten aus E-Mail- und Schriftverkehr, Abwesenheitsnotizen, ggfs. Social Media Kontaktdaten)
  • Lohnstamm- und Lohzahlungsdaten (Lohn- und Gehaltsdaten, Abrechnungsdaten, Sozialversicherungsdaten, Steuermerkmale, Bankdaten)
  • Lohn- und gehaltsrelevante / sonstige arbeitsplatzrelevante Gesundheitsdaten
  • (Informationen zum Gesundheits- und zum betrieblichen Eingliederungsmanagement – siehe eigenes Verfahren BEM – zur Schwerbehinderteneigenschaft, Dokumentation von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten, Klinikaufenthalte, ggfs. Impf-, Sero- oder Teststatus und sonstige arbeitsplatzrelevante Gesundheitsdaten)
  • Daten der Personalakte, Profildaten (Lebenslauf: Angaben zu früheren Tätigkeiten, Angaben zur Ausbildung, Qualifikation, sonstige Qualifikationen wie Erst-, Katastrophen-, Brand- und Evakuierungshelfer Zertifizierungen;
  • Position: Zeugnisse, Aus- und Weiterbildung, Schulungs- und Qualifikationsnachweise, Foto- und Videoaufnahmen, weitere Vertragsdaten, Daten zur Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses: Daten über Aufenthaltsstatus, Arbeitserlaubnis, Meldestatus bei Arbeitsagenturen und Trägern Ausweisdaten, Führerscheindaten, Kopien von Meldedokumenten, Schwerbehindertenausweis Kopie eines Reisepasses;
  • Information über Mahn- und Insolvenzverfahren, Angaben über Maßnahmen des Strafvollzuges),
  • Gerichtliche oder außergerichtliche Verfahrensdaten (z. B. Abmahnungen) von Mitarbeitern
  • Leistungs- und Bewertungsdaten, (z. B. Beurteilungen, Kompetenzbewertungen, Zielvereinbarungen, Arbeitszeugnisse mit Adressdaten, Abmahnungen mit Adressdaten, Meinungen, Wertungen, Umfragebeantwortungen etc.)
  • Zeiterfassungsdaten (Arbeitszeiten, An- und Abwesenheitszeiten, Krankheitstage, Fehlzeiten, Urlaub, Reisen und Reisezeiten, Freistellungen bezahlt/unbezahlt, Mutterschafts- und Elternzeit)
  • Personalverwaltungsdaten
  • Reisekosten, Reisedaten, Leistungsdaten im Home-Office etc.
  • Personalentwicklungsdaten
  • Schulungs- und Weitebildungsdaten (Datum der Schulungsmaßnahme, Schulungsort, Meinungen und Wertungen, fachliche Fertigkeiten)
  • Berechtigungen (z. B. Zutrittsrechte und -buchungen, Zugangsrechte zu IT-Systemen und Datenverarbeitungsverfahren, Foto Firmenausweis, Zugangsmedien
  • Daten von Mitarbeitern, die zum Betrieb der Software im Rechenzentrum nötig sind.
  • IT-Protokolldaten (z. B. über den Betrieb und die Benutzung von Kommunikations- und Datenverarbeitungsanlagen, -verfahren und -systemen sowie Aufzeichnungen aus dem Videoüberwachungssystem)
  • Übertragungsdaten (Einsatz von Kamera, Mikrofon und Chat ist optional) Bild-, Video-, Audio-Daten aus den sich ggf. Angaben zur ethnischen Herkunft, Religion oder Gesundheit ergeben können). Bei Aufzeichnungen (optional) Bild, Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats)
  • Statistiken (Dauer der Teilnahem, Interesse an der Schulungsmaßnahme, gestellte Fragen, Meinungen und Wertungen)
  • Ergonomische Daten zur Arbeitsplatzausstattung und -gestaltung (ausgegebene Sachmittel und von Betroffenen genutztes Firmeneigentum)
  • Arbeitssystem- und Arbeitsprozessdaten

6. Angaben zur Datenherkunft

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. Demgemäß erfolgt diese Information nach Art. 13 DSGVO. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften, Ihre personenbezogenen Daten nicht direkt bei Ihnen, sondern bei anderen Stellen erhoben. Auch hierüber wollen wir Sie hier nach Art. 14 DSGVO informieren: Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.

7. Empfänger oder Kategorie von Empfängern, denen diese Daten mitgeteilt werden können.

Intern:

Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, Geschäftsleitung, Führungskräfte (Bewerbungsprozess etc.), interne IT (Anlegen Benutzer), Betriebsarzt

Extern:

Rechtliche Vorgaben: Sozialversicherungsträger, Finanzamt, Sozialversicherungsprüfer, Agentur für Arbeit, Berufsgenossenschaft, Verbände, Polizei, Elterngeldstelle, VersicherungenPrüfung: Steuerbüro

Bei Rechtstreitigkeiten: Rechtsanwälte

Ausbildung / Weiterbildung: IHK/Duale Hochschule, Berufsschulen, Weiterbildungsorganisationen

8. Regelfristen für die Löschung der Daten und Prüfung

Speicherdauer der Daten (Lebenszyklus, Aufbewahrung)

Im Allgemeinen bis zu 10 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses

9.     Ihre Betroffenenrechte

Das geltenden Datenschutzrecht gewährt Ihnen gegenüber dem Verantwortlichen hinsichtlich der Verarbeitung ihrer Daten umfassende Betroffenenrechte (Auskunfts- und Interventionsrechte), über die wir Sie nachstehend informieren:

  • Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO: Als von der Datenverarbeitung betroffene Person haben Sie das Recht auf Antrag unentgeltlich Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten.
  • Zusätzlich haben Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), sowie Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs.1 f) DSGVO (Datenverarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses) beruht, steht Ihnen als betroffene Person das Recht zu, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. 
  • Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs.1a) oder Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ihrer Daten bis zu einem Widerruf wird durch den Widerruf nicht berührt.
  • Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, dann haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

10.  Ergänzende Angaben zur Verarbeitung

Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten:

Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen.

Für das Bereitstellen über das Beschäftigungsverhältnis hinaus (Fotos, Arbeitgeberangebote) besteht keine Pflicht.

  • Es erfolgt keine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der EU) ohne die Prüfung des Datenschutz-Niveaus im Drittland oder das Vorliegen geeigneter Garantien des Datenempfängers.
  • Eine automatisierter Entscheidungsfindung z.B. bei Auswahl von Bewerbern aufgrund ihrer Qualifikationen findet generell nicht statt.